то есть нужно что-то типа запроса?
мне для диплома надо, будь он неладен
Либо из деканата, либо из отдела аспирантуры (в КГУ месяц назад в отделе аспирантуры выдавали) берётся бумага следующего содержания:
"Директору Государственного архива Курской области
"Вуз... (такой-то) просит Вас разрешить студенту.... (курс, факультет), работающему по теме ... пользоваться материалами Вашего архива"
Как правило, в крупных вузах есть стандартные бланки.